Firmy coraz częściej wprowadzają system zarządzania jakością ISO 9001, aby zapewnić swoim klientom wysoką jakość produktów i usług. Wdrożenie normy ISO 9001 wymaga jednak sporych nakładów pracy i środków finansowych. Stąd też, aby przyspieszyć i ułatwić sobie ten proces, przedsiębiorstwa decydują się na rozwiązanie w postaci systemu informatycznego typu QMS, który usprawnia aspekty kluczowe dla normy ISO 9001 takie jak zarządzanie dokumentacją, czy też audytowanie. W tym wpisie przybliżymy procedurę wdrożenia ISO 9001, a także podpowiemy, w jakich obszarach tej normy sprawdzą się programy typu  QMS.

Co to jest ISO 9001?

ISO 9001 to międzynarodowa norma, określająca wymagania dotyczące systemów zarządzania jakością, które mogą być zastosowane przez organizacje, niezależnie od ich wielkości, branży czy lokalizacji.

Celem normy ISO 9001 jest zapewnienie, że organizacja spełnia wymagania klientów oraz wymogi i normy związane z jej branżą, a także dąży do ciągłego doskonalenia. Norma ta obejmuje wiele aspektów, takich jak zarządzanie procesami, dokumentację, szkolenia, audyty wewnętrzne i ocenę satysfakcji klienta.

Więcej o ISO 9001 przeczytasz w:

System ISO – co to jest?

Dokumentacja systemu zarządzania jakością ISO 9001

Norma ISO 9001:2015 – jaka dokumentacja jest obowiązkowa.

Jakie korzyści niesie wdrożenie ISO 9001?

Wdrożenie normy ISO 9001 może przynieść wiele korzyści dla organizacji, jednak należy pamiętać, że korzyści te będą osiągnięte jedynie wtedy, gdy norma zostanie wdrożona w sposób rzetelny i zgodny z jej wymaganiami. Wdrożenie normy ISO 9001 wymaga bowiem od organizacji ustanowienia i przestrzegania określonych procedur oraz ciągłego dążenia do poprawy jakości swoich produktów lub usług.

Warto podkreślić, że osiągnięcie tych korzyści wymaga od organizacji realnego wdrożenia procedur i działań, a nie jedynie potraktowania normy jako środka do uzyskania certyfikatu ISO 9001. W ten sposób organizacja będzie mogła zyskać rzeczywiste profity i poprawić swoją jakość, wydajność i efektywność.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu zarządzania jakością ISO 9001:

• Poprawa jakości produktów i usług
• Zwiększenie efektywności i wydajności procesów
• Redukcja kosztów
• Lepsze zarządzanie ryzykiem
• Poprawa komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
• Zwiększenie zaufania klientów i partnerów biznesowych
• Poprawa wizerunku firmy

Jak wdrożyć system ISO 9001?

Wdrożenie systemu zarządzania jakością, zgodnego z normą ISO 9001 jest procesem wymagającym zaangażowania całej organizacji i powinno być przeprowadzone w sposób skoordynowany i planowy.

Oto kroki, które należy podjąć, aby wdrożyć system ISO 9001:

Krok 1. Zapoznaj się z ISO 9001.

Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia należy zapoznać się z wymaganiami normy ISO 9001 i zrozumieć, jakie procesy i procedury muszą być wdrożone w organizacji.

Krok 2. Stwórz zespół

Wyznacz osoby lub zespół odpowiedzialne za wdrożenie systemu zarządzania jakością. W skład zespołu powinny wchodzić osoby reprezentujące różne obszary działalności organizacji.

Krok 3. Przeprowadź audyt stanu obecnego

Należy przeprowadzić analizę stanu obecnego w organizacji, aby zidentyfikować obszary, które wymagają zmian, oraz określić cele, które organizacja chce osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu ISO 9001.

Krok 4. Opracuj plan wdrożenia ISO 9001

Na podstawie audytu stanu obecnego opracuj plan wdrożenia systemu zarządzania jakością, określając m.in. cele, harmonogram, odpowiedzialność i budżet.

Krok 5. Wdróż procedury.

Opracuj procedury, które będą wdrożone w organizacji w celu spełnienia wymagań normy ISO 9001, m.in. dotyczące kontroli jakości, monitorowania działań korygujących, zarządzania dokumentami i zarządzania ryzykiem.

Krok 6. Przeprowadź szkolenia dla pracowników

Zapewnij szkolenia dla pracowników w zakresie wdrożonych procedur, aby zwiększyć ich świadomość na temat systemu zarządzania jakością oraz roli, jaką odgrywają w tym procesie.

Krok 7. Przeprowadź audyt wewnętrzny

Przed przystąpieniem do procesu certyfikacji należy przeprowadzić audyt wewnętrzny, aby zweryfikować, czy procedury są skutecznie wdrażane i działają zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001.

Krok 8. Certyfikacja ISO 9001

Po przeprowadzeniu audytu wewnętrznego organizacja może przystąpić do certyfikacji przez zewnętrzną firmę certyfikującą, która oceni, czy system zarządzania jakością spełnia wymagania normy ISO 9001.

Udokumentowana informacja ISO 9001 – o jakich dokumentach trzeba pamiętać?

Udokumentowana informacja to kluczowy element systemu zarządzania jakością ISO 9001. W celu skutecznego wdrożenia normy, organizacja powinna opracować i utrzymywać szereg dokumentów, takich jak:

• Polityka jakości — dokument określający zasady, cele i zaangażowanie organizacji w zakresie jakości.
• Instrukcje i procedury — dokumenty określające procesy i procedury, jakie organizacja musi przeprowadzać, aby zapewnić jakość swoich produktów i usług.
• Ewidencje — dokumenty określające sposoby dokumentowania procesów, jakie organizacja przeprowadza, aby zapewnić jakość swoich produktów i usług, takie jak ewidencja szkoleń, ewidencja przeglądów, ewidencja reklamacji itp.
• Raporty — dokumenty zawierające informacje na temat wyników działań podejmowanych w celu zapewnienia jakości produktów i usług oraz informacje na temat wykonywanych działań korygujących i zapobiegawczych.

Wszystkie wymienione dokumenty powinny być utrzymywane na bieżąco, aktualizowane i kontrolowane, aby zapewnić ich skuteczność i zgodność z wymaganiami normy ISO 9001.

Oprogramowanie QMS a wdrożenie ISO 9001 – korzyści.

Informatyczne systemy QMS to skuteczne wsparcie  przy wdrożeniu, a także utrzymaniu normy ISO 9001. Umożliwiają one kompleksowe zarządzanie procesami związanymi z jakością produktów i usług.

Oto jak można wykorzystać QMS przy wdrożeniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością  ISO 9001:

• Zarządzanie dokumentacją. System QMS zapewnia narzędzia, które umożliwiają utrzymywanie, przeglądanie i aktualizowanie dokumentów związanych z systemem zarządzania jakością, co pomaga w zachowaniu spójności i zgodności z wymaganiami normy ISO 9001.
• Zarządzanie procesami. QMS umożliwia organizacjom śledzenie i monitorowanie procesów związanych z jakością, w tym procesów produkcyjnych, obsługi klienta, procesów szkoleniowych itd.
• Zarządzanie ryzykiem. Dzięki systemom typu QMS organizacja może skutecznie przeciwdziałać problemom związanym z jakością, a także identyfikować i wykorzystywać szanse na usprawnienie jakości.
• Zarządzanie reklamacjami. QMS umożliwia organizacjom skuteczne zarządzanie procesem obsługi reklamacji i zapewnienia możliwości szybkiego rozwiązania problemów związanych z jakością produktów i usług.
• Monitorowanie wydajności. QMS umożliwia monitorowanie wydajności związanej z jakością produktów i usług, w tym analizowanie danych dotyczących wydajności procesów, wydajności pracowników i satysfakcji klientów. Dzięki temu organizacja może identyfikować obszary wymagające usprawnienia i podejmować działania korygujące.