Audyt wewnętrzny odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania jakością organizacji. To ważne narzędzie, które pozwala na ocenę zgodności z ustalonymi standardami i przepisami. Przeprowadzanie audytów wewnętrznych zazwyczaj jest czasochłonne i wymaga dużego nakładu pracy, związanego z gromadzeniem i analizą danych. Na szczęście istnieje rozwiązanie, które znacząco ułatwia ten proces i przekształca tę rutynową czynność w proces efektywny i zautomatyzowany. Mowa o aplikacji do audytu wewnętrznego. W tym artykule  bliżej przyjrzymy się oprogramowaniu QMS, które można wykorzystać także do przeprowadzania audytów.  Podpowiemy, jak aplikacja QMS może przyczynić się do zwiększenia efektywności tego procesu, usprawnić gromadzenie i analizę danych, a także wesprzeć wdrożenie działań korygujących i monitorowanie ich postępów.

Co to jest audyt wewnętrzny i po co się go przeprowadza?

Audyt wewnętrzny to niezależna, systematyczna i udokumentowana ocena procesów, procedur oraz systemu zarządzania organizacją. Jest przeprowadzany przez wewnętrznych audytorów, czyli pracowników organizacji, ale niezwiązanych bezpośrednio z obszarem, który jest poddawany audytowi.

Głównym celem audytu wewnętrznego jest ocena skuteczności, zgodności i efektywności systemu zarządzania wewnętrznego. Przeprowadza się go w celu identyfikacji obszarów wymagających poprawy, wykrycia niezgodności z procedurami  i standardami, a także w celu zapewnienia ciągłego doskonalenia.

Przeprowadzając audyt wewnętrzny, organizacja ma możliwość:

• Oceny zgodności — umożliwia sprawdzenie, czy organizacja działa zgodnie z wymaganiami wewnętrznymi, procedurami, standardami branżowymi oraz zewnętrznymi regulacjami.
• Identyfikacji ryzyka i niezgodności — pozwala na wczesne wykrycie problemów i podjęcie odpowiednich działań korygujących.
• Doskonalenia procesów — audyt wewnętrzny dostarcza informacji zwrotnej, która wskazuje obszary do poprawy i identyfikuje możliwości usprawnień.
• Monitorowania postępów — regularne przeprowadzanie audytów wewnętrznych umożliwia monitorowanie postępów organizacji w realizacji celów jakościowych. Pozwala śledzić skuteczność działań podjętych w celu poprawy jakości i efektywności.

Audyt wewnętrzny jest kluczowym narzędziem w procesie ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Dzięki niemu organizacja ma możliwość identyfikacji obszarów wymagających poprawy, usprawnienia procesów oraz zwiększenia skuteczności i efektywności swoich działań.

ISO 9001 a audyty wewnętrzne

Audyty wewnętrzne i zewnętrzne są nieodłącznym elementem implementacji i utrzymania systemu zarządzania jakością ISO 9001. Przeprowadzanie audytów pozwala na ocenę skuteczności i zgodności z wymaganiami standardu, identyfikację obszarów do poprawy oraz zapewnienie ciągłego doskonalenia systemu jakości.

Audyty wewnętrzne są przeprowadzane przez zespół wewnętrznych audytorów, którzy są niezależni od obszarów, które podlegają ocenie. Ich celem jest sprawdzenie, czy system zarządzania jakością działa zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 oraz wewnętrznymi procedurami i polityką organizacji.

Audyty ISO 9001 przynoszą wiele korzyści dla organizacji. Przede wszystkim pozwalają na identyfikację obszarów, w których należy wprowadzić ulepszenia, aby zwiększyć efektywność i skuteczność systemu zarządzania jakością. Poprzez ocenę zgodności z wymaganiami standardu, audyty pomagają organizacji utrzymać wysoki poziom jakości produktów lub usług, a także zwiększyć satysfakcję klientów.

Ponadto, audyty ISO 9001 są narzędziem ciągłego doskonalenia. Dzięki regularnym audytom organizacja może monitorować postępy w realizacji celów jakościowych, wprowadzać korekty, a także oceniać skuteczność działań podjętych w celu poprawy jakości.

Aplikacja do audytu wewnętrznego — na co zwrócić uwagę?

Przed zakupem aplikacji do audytu wewnętrznego warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb, zasięgnąć opinii innych użytkowników i przetestować dostępne opcje, aby upewnić się, że dany system  spełni wymagania  organizacji.  Oto, na co warto zwrócić uwagę:

• Funkcjonalność. Aplikacja powinna umożliwiać planowanie audytów, tworzenie harmonogramów, przeprowadzanie inspekcji, generowanie raportów i śledzenie działań korygujących, a także zawierać przypomnienia o nadchodzących audytach i deadline’ach.
• Intuicyjny interfejs. Powinna być łatwa w obsłudze i zapewniać płynne i efektywne przeprowadzanie audytów. Staraj się znaleźć aplikację, która minimalizuje czas i wysiłek potrzebny do zapoznania się z jej funkcjonalnością.
• Wersja mobilna. Wybierz aplikację, która działa na urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety). Dzięki temu audytorzy będą mogli wykonywać audyty wewnętrzne w terenie, korzystając z urządzeń mobilnych, co znacznie ułatwi i przyspieszy ich pracę.
• Dobrze, aby aplikacja miała możliwość integracji z innymi systemami, takimi jak system zarządzania dokumentacją czy system CAPA. Ułatwi to przepływ informacji, zapewni spójność danych i zautomatyzuje procesy.
• Bezpieczeństwo danych. Aplikacja powinna posiadać funkcję szyfrowania danych, dostęp tylko dla uprawnionych użytkowników i systematyczne tworzenie kopii zapasowych.
• Wsparcie techniczne. Warto wybrać aplikację, wraz z którą otrzymamy wsparcie techniczne w razie jakichkolwiek pytań lub problemów.

Czy system informatyczny QMS to dobra aplikacja do audytu wewnętrznego?

System informatyczny QMS doskonale sprawdza się, jako aplikacja do audytu wewnętrznego. Wiele programów QMS oferuje specjalny moduł do przeprowadzania audytów wewnętrznych, który zapewnia funkcjonalność dostosowaną właśnie do tego celu. Co więcej, zazwyczaj są one także zaprojektowane pod kątem standardów i wymagań normy ISO 9001.

Centralizacja danych

System QMS umożliwia przechowywanie wszystkich informacji związanych z audytem w jednym miejscu. Dzięki temu audytorzy mają łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów, procedur, wytycznych i innych informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu.

Automatyzacja procesów

QMS automatyzuje wiele procesów związanych z audytem wewnętrznym. Może to obejmować planowanie audytów, generowanie harmonogramów, przypisywanie zadań audytorom, przypominanie o terminach audytów itp. Automatyzacja tych procesów przyspiesza i ułatwia przeprowadzanie audytów.

Spójność i zgodność z normami i standardami

System QMS zapewnia spójność w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych poprzez zastosowanie jednolitych standardów, procedur i wytycznych. Ułatwia to utrzymanie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001 i innych obowiązujących standardów.

Monitorowanie i raportowanie

System QMS umożliwia monitorowanie postępów audytów wewnętrznych i generowanie raportów. Dzięki temu można śledzić wyniki audytów, identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować odpowiednie działania korygujące. Raporty można również wykorzystać do raportowania zarządczego i przedstawiania wyników audytów wewnętrznych interesariuszom.

Śledzenie działań korygujących

System QMS umożliwia efektywne śledzenie działań korygujących wynikających z audytów wewnętrznych. Można przypisywać zadania, monitorować postęp i terminowość ich realizacji. Dzięki temu można skutecznie reagować na wykryte niezgodności i podejmować działania naprawcze.

Archiwizacja danych

System QMS umożliwia archiwizację danych związanych z audytami wewnętrznymi, co daje możliwość przechowywania danych audytów przez długi okres. Jest to przydatne do celów audytowych, inspekcji i audytów zewnętrznych.