Udokumentowana informacja w systemie zarządzania jakością ISO 9001:2015  nie musi oznaczać piętrzących się segregatorów lub niezliczonej liczby tabel w arkuszach kalkulacyjnych. Co więcej, nie musi (i nie powinna!) być jedynie zbędną biurokracją.  Oto co warto wiedzieć o dokumentacji systemu zarządzania jakością ISO 9001.

Czym jest udokumentowana informacja w ISO 9001?

ISO 9001:2015, a konkretniej zawarty w treści normy punkt 7.5 zawiera wymagania dotyczące

Udokumentowanych informacji. Zgodnie z nim System Zarządzania Jakością w organizacji powinien zawierać udokumentowane informacje, zarówno te, wynikające z wymagań w/w normy, jak i te, określone przez daną organizację.

Udokumentowana informacja w standardzie ISO 9001 oznacza informacje, które są zapisane, przechowywane i utrwalone na nośniku w formie dokumentów, rejestrów, pism, zapisów, danych elektronicznych itp. Jest ona niezbędna do prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania jakością, a jej celem jest potwierdzenie, że procesy są zgodne z wymaganiami standardu ISO 9001 i własnymi wymaganiami organizacji. Jest także narzędziem, które umożliwia sprawne monitorowanie procesów, działań i wykonywanej pracy, a co za tym idzie także na wykrycie niezgodności oraz wprowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych. Dostarcza informacji potrzebnych do ciągłego doskonalenia, spełnienia wymagań klientów i  regulacji prawnych.

Nośnikiem informacji może być papier, dysk komputerowy, czy też fotografia lub wzorcowa próbka. Norma ISO 9001 nie narzuca konkretnego nośnika czy też formy informacji, muszą być one jednak nadzorowane i utrzymywane przez organizację.

Zakres udokumentowanej informacji

Zakres udokumentowanej informacji jest uwarunkowany od wielkości organizacji, rodzaju prowadzonej działalności. Choć norma nie narzuca metody dokumentowania SZJ, to dokładnie wyszczególnia, co trzeba dokumentować. Jest to istotne, zwłaszcza gdy zależy nam na otrzymaniu lub utrzymaniu certyfikatu ISO 9001.

Wymagana dokumentacja systemu zarządzania jakością ISO 9001

Organizacje, którym posiadają certyfikat ISO 9001 lub starają się o jego otrzymanie, muszą  wdrożyć dokumenty tj.:

• Zakres systemu zarządzania jakością
• Polityka jakości
  Cele organizacji
• Kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców

 

oraz zapisy:

• Szkoleń, umiejętności i doświadczenia personelu
• Przeglądów wymagań produktu lub usługi
• Właściwości produktu lub usługi
• Przeglądów projektowania i rozwoju
• Kontroli projektów lub rozwoju
• Zmian w projekcie lub rozwoju
• Nadzoru nad zmianami produktu, usługi
• Zgodności produktu zgodnie z kryteriami akceptowalności
• Niezgodności
• Akcji korygujących
• Kalibracji sprzętu pomiarowego
• Monitorowania i mierzenia wyników
• Danych wejściowych i wyjściowych do produktu lub usługi
• Rejestru własności klienta
• Planów audytów wewnętrznych
• Wyników audytów wewnętrznych
• Przegląd kierownictwa

Więcej o wymaganej dokumentacji przeczytasz także tutaj.

Czego nie musimy udokumentować?

W treści zapisu normy ISO 9001 znajdziemy także procedury, których dokumentowanie nie jest obowiązkowe, jednak w kontekście konkretnej organizacji mogą okazać się one bardzo przydatne. Są to:

• Określenie kontekstu organizacji i stron zainteresowanych
• Procedura Określanie ryzyka i szans
• Procedura Określanie kompetencji, szkoleń oraz świadomości
• Procedura Zarządzanie dokumentacją i zapisami
• Procedura Sprzedaży
• Procedura Projektowanie i rozwój wyrobów i usług
• Procedura Nadzór nad procesami, wyrobami i usługami dostarczanymi z zewnątrz
• Procedura Dostarczanie produktów i usług
• Procedura Magazynowania
• Procedura Ocena zadowolenia klienta
• Procedura Audyt wewnętrzny
• Procedura Przegląd zarządzania
• Procedura Niezgodności i działania korygujące

Nadzór nad dokumentacją i zapisami — czym jest i jak go prowadzić?

Dokumentacja systemu zarządzania jakością ISO 9001 wymaga prowadzenia nadzoru nad dokumentacją i zapisami, a co za tym idzie stworzenia procedur wg, których będziemy to robić.  Zgodnie z ISO 9001 wszystkie dokumenty powinny być:

• aktualne
• czytelne
• dostępne
• identyfikowalne (posiadać odpowiednie oznaczenie, np. numer lub symbol wg przyjętego w organizacji schematu)
• zatwierdzone (podpisane przez uprawnioną osobę)

Do nadzoru dokumentacji SZJ można wykorzystać różne narzędzia, w zależności od sposobu jej przetwarzania. Obecnie większość firm tworzy dokumenty w formie cyfrowej, a do ich przechowywania, przetwarzania i nadzoru nad nimi wykorzystuje specjalne  programy do zarządzania jakością. Narzędzia te znacznie ułatwiają nadzór nad dokumentami, a także umożliwiają stworzenie spójnego i uporządkowanego systemu dla pracy z udokumentowaną informacją.

Dlaczego należy prowadzić dokumentację systemu zarządzania jakością?

Pierwsza odpowiedź, jaka się nasuwa to oczywiście wymóg normy ISO 9001. Jeśli chcemy otrzymać certyfikat, musimy stworzyć wymagane dokumenty i procedury, czyli udokumentowaną informację. ISO 9001 kładzie duży nacisk na podejście procesowe i właściwe rozpatrywanie i opisywanie owych procesów. I jest ku temu powód. Ujęcie organizacji w kontekście sieci powiązanych ze sobą procesów i dokumentowanie każdego z nich daje wgląd w to, jak proces działa, pozwala go monitorować, doskonalić, a także rozpatrywać w kontekście ryzyka oraz akcji korygujących i zapobiegawczych.

Dokumentacja systemu zarządzania jakością to także forma przekazywania wiedzy i komunikowania się w organizacji. Uporządkowanie i ujednolicenie procedur optymalizuje codzienną pracę, ale jest także dużym ułatwieniem przy wdrażaniu nowych pracowników, a także podczas szkoleń, kontroli i audytów.

Dokumentacja systemu zarządzania jakością — czym dokumentować?

Istnieje wiele narzędzi, które mogą być użyte do prowadzenia udokumentowanej informacji w Systemie Zarządzania Jakością ISO 9001. W zależności od potrzeb i wymagań organizacji może być to dokumentacja papierowa, program do zarządzania jakością, czy też chmura do przechowywania danych. Ważne, aby wybrane przez nas narzędzie zapewniło skuteczne i efektywne zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakością ISO 9001.

Obecnie, większość firm tworzy, przetwarza i przechowuje dokumentację w formie cyfrowej. Jest to uwarunkowane nowymi trendami pracy, jakie wytworzyła pandemia COVID -19. Z uwagi na to najlepszym narzędziem jest oprogramowanie do zarządzania jakością.

Program do zarządzania jakością nie tylko pomaga organizacji w spełnianiu wymagań normy ISO 9001, a także niesie wiele korzyści takich jak:

• Uproszczenie i automatyzacja procesów zarządzania jakością: oprogramowanie pozwala na automatyzację wielu czynności, takich jak tworzenie dokumentów, rejestrowanie incydentów, monitorowanie procesów itp., co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności.
• Łatwiejsze zarządzanie i przeglądanie dokumentacji: oprogramowanie pozwala na przechowywanie, przeglądanie i udostępnianie dokumentów w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i kontrolowanie dostępu do informacji.
• Raportowanie i analiza danych: oprogramowanie pozwala na łatwe tworzenie raportów i analizowanie danych, co pozwala na lepsze zrozumienie wyników działań i identyfikację obszarów do poprawy.
• Ciągłe doskonalenie: oprogramowanie pozwala na śledzenie postępów i ciągłe doskonalenie procesów, co pozwala na zwiększenie efektywności.
• Dostępność: wiele programów do zarządzania jakością jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej, co umożliwia dostęp z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
• Zgodność z normą: oprogramowanie spełnia wymagania normy ISO 9001, co pozwala na uzyskanie certyfikatu i daje pewność, że nasz system zarządzania jakością jest zgodny z międzynarodowymi standardami.

Oprogramowanie dla systemów zarządzania jakością  może być używane przez różne organizacje od małych firm po duże korporacje. Dzięki odpowiednim narzędziom i programom możemy sprawnie i efektywnie zarządzać udokumentowaną informacją.