Moduły
QMStorm posiada dedykowane moduły, które pozwalają zarządzać określonymi obszarami w Systemie Zarządzania Jakością. Każdy z modułów może funkcjonować samodzielnie, mogą być one także wybrane zgodnie z potrzebami organizacji i połączone w spójnie działającą strukturę.
Dokumenty
Moduł Dokumenty umożliwia tworzenie, edytowanie, zarządzanie, przechowywanie i archiwizację dokumentacji niezbędnej dla wsparcia SZJ. Dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, a system daje możliwość przypisania dostępu do dokumentów tylko upoważnionym użytkownikom lub grupom użytkowników. Dokumentacja jest przechowywana i przetwarzana w sposób usystematyzowany i kontrolowany, podlegając określonym procedurom, a każda zmiana w dokumencie jest raportowana. Dzięki temu widoczne jest, kto zapoznał się z dokumentem oraz kto dokonał w nim zmian. Moduł umożliwia ustawienie własnych procesów przetwarzania dokumentacji w oparciu o predefiniowane w systemie kroki, bez udziału programistów.
Wprowadzane do systemu dokumenty można oznaczyć słowami kluczowymi, a także powiązać je z innymi dokumentami lub przypisać do użytkownika, lub grupy użytkowników. Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów umożliwia znalezienie dokumentu po tagu, kategorii, tytule, treści, a także przypisanym użytkowniku czy zakresie dat.
- Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej — w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xsl).
- Konfigurowalne procesy dodawania i edycji dokumentów.
- Dowolna struktura dokumentów (typy dokumentów, foldery, podfoldery).
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
- Personalna lista zadań.
- Notyfikacje i przypomnienia — m.in. o nowej wersji dokumentu, oczekujących zadaniach (w systemie oraz drogą e-mail).
- Audyt z historii wersji dokumentu (możliwość wygenerowania raportu).
- Możliwość dodawania tagów do dokumentów.
- Zaawansowane możliwości wyszukiwania (po nazwie, po numerze, po treści, po tagach oraz innych atrybutach dokumentu). Możliwość eksportowania wyników wyszukiwania.
- Tworzenie powiązań i relacji pomiędzy dokumentami.
- Raporty.
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów.
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych.
- Podpis elektroniczny.
- Bezpieczeństwo dokumentów.
Audyty
Moduł Audyty daje możliwość szybkiego i sprawnego tworzenia oraz planowania audytu. Dzięki funkcji kalendarza można zaplanować przeprowadzenie cyklicznych audytów, o których system automatycznie nam przypomni. Moduł pozwala na nadanie uprawnień dla audytorów, przygotowywanie listy kontrolnej, zakresu i harmonogramu audytu, a także stworzenie końcowego raportu i zaplanowanie działań naprawczych. Moduł Audyty można powiązać z modułem CAPA, co znacznie zwiększa jego funkcjonalność.
- Planowanie i harmonogram (tworzenie planów rocznych, wieloletnich).
- Zarządzanie procesem od rozpoczęcia do zakończenia audytu.
- Przygotowanie i inicjowanie audytu (program audytu, tworzenie list kontrolnych).
- Tworzenie bibliotek list kontrolnych.
- Przypisywanie poziomu ryzyka.
- Integracja z CAPA.
- Notyfikacje i przypomnienia.
- arządzanie uprawnieniami użytkowników.
- Raport z audytu.
- Podpis elektroniczny.
- Bezpieczeństwo danych.
Zarządzanie ryzykiem
Moduł do zarządzania ryzykiem umożliwia systematyczną identyfikację i analizę ryzyka wg normy ISO 9001. Moduł w sposób prosty i zrozumiały pozwala tworzyć rejestry ryzyk, które następnie mogą zostać powiązane z pozostałymi modułami i ich poszczególnymi elementami, czyli dokumentami, procesami, czy też z CAPA. Moduł umożliwia także wprowadzanie do systemu analizy szans oraz modyfikacji prowadzonych na jego podstawie działań.
Funkcjonalność modułu Zarządzania ryzykiem:
- Monitorowanie procesów.
- Rejestr ryzyk i szans.
Procesy
Moduł umożliwia zarządzanie procesami zgodnie z normą ISO 9001. Składa się on z usystematyzowanego widoku kart procesów, z którymi można powiązać procedury, role, uprawnienia i odpowiedzialność. Do każdej karty procesu można przypisać wskaźniki i mierniki. Przejrzysty układ pozwala w sposób intuicyjny zarządzać procesami, monitorować je, a także analizować pod kątem zgłaszanych niezgodności. Moduł można powiązać z modułem Zarządzania ryzykiem, Audytami lub Dokumentami.
- Możliwość wprowadzania karty procesu.
- Możliwość przypisywania zestawu dokumentów, procedur dla danego procesu.
- Okresowe przeglądy procesów
- Wprowadzanie i ocena wskaźników i mierników
- Powiadomienia (m.in. o zmianach w procesie, aktualizacji dokumentów przypisanych do procesu).
Szkolenia
Moduł umożliwia szybkie i efektywne tworzenie szkoleń dla pracowników, zarówno w formie on-line, jak i on-site. W ramach modułu użytkownik może przesyłać materiały szkoleniowe w formie plików tekstowych, audio, wideo, czy też zdjęć. Szkolenie może zostać przypisane do danego użytkownika lub grupy użytkowników, z wyznaczonym terminem jego rozpoczęcia i ukończenia.
Moduł pozwala na sprawdzanie umiejętności uczestników szkolenia poprzez testy, ankiety itp., a także śledzenie historii szkoleń i wyników danego pracownika. Po zintegrowaniu modułu z systemami np. LIMS, systemy produkcyjne czy systemy HR, uzyskujemy pełny obraz kompetencji pracowników, co optymalizuje proces przydzielania pracowników do wykonywania określonych zadań.
W ten sposób za pomocą modułu można określić, czy pracownik posiada uprawnienia i umiejętności np. do pracy z danym urządzeniem lub do przeprowadzania badań w oparciu o określoną procedurę.
- Przypisanie szkolenia.
- Przypisanie powtórnego szkolenia — np. po CAPA
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem szkolenia).
- Przypisanie szkolenia do dowolnej osoby lub grupy osób.
- Pełna historia zmian (dostęp do pełnej historii zmian wykonanej przez danego użytkownika w systemie, dostęp do pełnej historii zmian dla wybranego szkolenia).
- Możliwość monitorowania progresu szkoleń.
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia (m.in. o nowym szkoleniu, o terminie wykonania szkolenia).
- Przypomnienia od administratora systemu do użytkowników np. o czekającym szkoleniu.
- Podpis elektroniczny.
CAPA
Moduł CAPA pozwala w sposób transparentny i efektywny zarządzać akcjami korygującymi i prewencyjnymi. Niezgodności mogą być zgłaszane bezpośrednio przez użytkowników systemu (np. pracowników hali produkcyjnej), mogą być także powiązane z audytami lub wprowadzoną dokumentacją (np. reklamacja od klienta). Moduł umożliwia zebranie wszystkich danych związanych z niezgodnościami w jednym miejscu, co znacznie ułatwia ich monitoring i analizę, a także śledzenie tego, jakie akcje korygujące i prewencyjne zostały zastosowane, czy przyniosły one rezultat oraz jaki jest trend jakości w firmie, np. czy problem się powtarza.
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem działań korygujących i naprawczych).
- Przypisanie niezgodności do dowolnej osoby lub grupy osób.
- Stały nadzór nad procesem korygowania niezgodności.
- Klasyfikacja niezgodności.
- Audyt procesu (możliwość generowania raportów).
- Zaawansowana wyszukiwarka.
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia (m.in. o nowym szkoleniu, o terminie wykonania szkolenia).
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów.
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych.
- Podpis elektroniczny.
- Bezpieczeństwo danych.
