Zarządzać jakością można na wiele sposobów. Jeszcze kilka lat temu w tym celu wykorzystywano głównie arkusze kalkulacyjne, a w archiwach piętrzyły się segregatory z wymaganą dokumentacją. Dziś proces ten można znacznie uprościć i uporządkować.  Aplikacja QMS to rozwiązanie, które wspiera efektywne zarządzanie jakością. Oto co warto wiedzieć przed zakupem oprogramowania do SZJ.

QMS – co to jest?

Quality Management System (QMS), czyli System Zarządzania Jakością (SZJ) to w uproszczeniu to zbiór norm, procedur i procesów, które mają na celu zapewnienie jak najlepszej jakości wytwarzanych produktów lub świadczonych usług przez przedsiębiorstwo. Idąc głębiej SZJ będzie uporządkowaną strukturą, która obejmuje dokumentację, zasady, politykę firmy, stosowane metody i techniki, szkolenia i zarządzanie personelem, różne standardy bezpieczeństwa, audyty, zarządzanie ryzykiem, czy też CAPA.

QMS wspiera wewnętrzne standardy firmy oraz normy ISO (np. ISO 9001, ISO 17025) i dobre praktyki (np. Dobra praktyka laboratoryjna, Dobra praktyka dystrybucyjna, Dobra praktyka produkcyjna). Co więcej, bardzo często da się go zintegrować z systemami zarządzania typowymi dla konkretnych branż np. systemami typu LIMS.

System do zarządzania jakością — który będzie najlepszy?

Który system do zarządzania jakością wybrać? To pytanie należy rozpatrzyć w dwóch kategoriach — pod kątem systemu jako zbioru konkretnych norm i metod oraz systemu jako narzędzia, czyli aplikacji, oprogramowania, czy też arkusza kalkulacyjnego.

Jakie są systemy do zarządzania jakością?

Systemy do zarządzania jakością możemy klasyfikować m.in. pod kątem norm i standardów, które chcemy lub musimy wdrożyć, ale również pod kątem zorientowania na metodę lub cel. Zawsze wybieramy SZJ, który odzwierciedla politykę firmy i jej potrzeby oraz  prowadzi do rozwoju.

W przypadku znormalizowanych SZJ mówimy np. o ISO 9001, ISO 17025, ISO 14971. Dla części przedsiębiorstw wdrożenie konkretnej normy ISO jest wymogiem, ale są też przedsiębiorstwa, które w celu podwyższenia  jakości i prestiżu decydują się na dostosowanie do danych standardów. Dobrym przykładem takiego podejścia jest norma ISO 9001.

Wśród metod zarządzania jakością wyróżniamy także systemy tj.

• Total Quality Management – TQM, który kładzie nacisk na jakość w każdym wymiarze funkcjonowania przedsiębiorstw oraz długofalowy rozwój.
• Continuous Quality Improvement – CQI, który jest ukierunkowany na ciągłe doskonalenie jakości.
• Six Sigma, który koncentruje się na osiągnięciu perfekcji w jakości poprzez definiowanie, mierzenie, analizowanie, ulepszanie i kontrolowanie

SZJ możemy również podzielić również na zorientowane na:

• wyniki przedsiębiorstwa
• funkcjonowanie organizacji
• kulturę organizacyjną
• klienta

Oprogramowanie do Systemu Zarządzania Jakością.

Dobre oprogramowanie QMS to takie, które jest dopasowane do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy, a także wspiera wybrany model zarządzania jakością.  Można rzec, że jest skrojone na miarę konkretnego przedsiębiorstwa. Stąd też zazwyczaj mamy do wyboru dwie opcje — zlecenie projektu i wykonania programu dla naszej firmy, bądź zakup gotowej aplikacji QMS.

Własny program do SZJ wydaje się być najlepszym rozwiązaniem, gdyż zlecając jego wykonanie możemy dowolnie zaprojektować jego funkcjonalność, a także w miarę czasu rozszerzać aplikację o nowe opcje. Oczywiście jest to również rozwiązanie najdroższe, gdyż każda zmiana programu, czy naprawa ewentualnych awarii to dodatkowy koszt. Musimy także przygotować się, że stworzenie takiego programu będzie wymagało znacznie więcej czasu niż wdrożenie gotowej aplikacji QMS, ponieważ własny program będzie wymagał wielu testów, w które będą musieli być zaangażowani również pracownicy  przedsiębiorstwa.

Gotowe oprogramowanie do systemu zarządzania jakością to opcja tańsza i zdecydowanie szybsza we wdrożeniu. W tym przypadku kluczowy jest wybór odpowiedniego systemu, który będzie elastyczny, dzięki czemu dostosujemy jego funkcjonalność do potrzeb SZJ w naszej firmie. Wiele systemów posiada dedykowane moduły do kierowania poszczególnymi segmentami tj. dokumenty, audyty, szkolenia, CAPA, zarządzanie ryzykiem itd.

Ważne, aby w obu przypadkach zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy programu i  wsparcie techniczne po zakończeniu wdrażania systemu QMS, a także przeszkolenie pracowników. Przy wyborze systemu zwracamy także uwagę na jego responsywność, co umożliwi nam pracę na różnych urządzeniach (smartfon, tablet) oraz kompatybilność z różnymi systemami operacyjnymi (Linux, Windows, macOS).

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu informatycznego do QMS?

Bez względu na to, czy zdecydujemy się na gotową aplikację QMS, czy własny program do zarządzania jakością, otrzymamy narzędzie, które znacznie przyspieszy i ułatwi pracę w naszej firmie. Informatyczne systemy do zarządzania jakością pozwalają na uporządkowanie  i ujednolicenie całej struktury

QMS, na którą składa się zarówno dokumentacja, procesy, jak i wszelkie działania i relacje związane z personelem, czy też sprzętem.

Korzyści wdrożenia informatycznych systemów do zarządzania jakością na przykładzie aplikacji QMStorm:

• uporządkowane informacje, łatwo dostępne w jednym miejscu
• szybszy i sprawniejszy przepływ informacji
• monitoring i kontrola zdarzeń, procesów, personelu oraz dostępów
• możliwość planowania procesów i zdań (np. audytów, szkoleń)
• szybkie przydzielanie zadań i śledzenie postępów
• wdrażanie dokumentów i działań wspierających konkretne normy ISO
• szybsze i sprawniejsze raportowanie
• elastyczne moduły dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa
• raportowanie wybranych procesów i informacji.