W dynamicznym środowisku biznesowym, ilość informacji i dokumentów może przytłoczyć. Stąd też efektywne zarządzanie dokumentacją staje się jednym z kluczowych aspektów działalności organizacji. Tradycyjne podejście do zarządzania dokumentacją powoli ustępuje miejsca informatycznym aplikacjom QMS. W niniejszym wpisie  skupimy się na tym, jakie korzyści niosą ze sobą te narzędzia w kontekście zarządzania dokumentacją i wymagań standardów takich jak ISO 9001.

Rola zarządzania dokumentacją w kontekście normy ISO 9001

Norma ISO 9001, jako międzynarodowy standard zarządzania jakością, nakłada na organizacje konieczność spójnego dokumentowania procesów, procedur, polityk oraz działań związanych z jakością. Dobrze zarządzana dokumentacja nie tylko zapewnia przejrzystość i zrozumienie wewnętrznych procesów organizacyjnych, ale również stanowi istotny element w procesie certyfikacji ISO 9001. Kluczowe dokumenty, takie jak procedury operacyjne, instrukcje, polityki jakościowe i raporty audytów, muszą być dostępne, aktualne i łatwo identyfikowalne.

Zarządzanie dokumentacją w ISO 9001 obejmuje stworzenie, utrzymanie oraz kontrolę dokumentów i informacji związanych z jakością, co ma na celu zapewnienie spójności, zrozumienia i kontroli nad procesami w organizacji.

Oto, jakie korzyści niesie zarządzanie dokumentacją zgodnie z ISO 9001:

• Spójność działań i procesów. Poprzez skrupulatne opracowanie i zarządzanie dokumentacją, organizacja zapewnia spójność w procesach oraz działaniach związanych z jakością. Wszyscy pracownicy mają dostęp do jednolitych instrukcji i procedur, co minimalizuje ryzyko błędnych interpretacji lub niejednoznacznych instrukcji.
• Dostępność i kontrolowany dostęp. Zarządzanie dokumentacją wg ISO 9001 wymaga, aby dokumenty były dostępne jedynie dla upoważnionych pracowników. Jednocześnie, kontrola dostępu jest niezbędna, aby uniknąć nieautoryzowanego przeglądania i modyfikowania dokumentów.
• Monitorowanie zmian. Zarządzanie dokumentacją obejmuje monitorowanie zmian w dokumentach oraz wdrażanie aktualizacji. Organizacje muszą zapewnić, że wszyscy pracownicy mają dostęp do najnowszych wersji dokumentów i są świadomi wprowadzonych zmian.
• Audyty i inspekcje. Zarządzanie dokumentacją jest istotne w kontekście przeprowadzania audytów wewnętrznych oraz inspekcji zewnętrznych. Dokumenty stanowią podstawę dla oceny skuteczności systemu zarządzania jakością oraz zgodności z normą ISO 9001.
• Szkolenia pracowników. Poprawnie zarządzana dokumentacja jest cennym źródłem informacji dla szkoleń pracowników. Procedury i instrukcje jakościowe mogą stanowić podstawę dla szkoleń.
• Doskonalenie procesów. Dokumentacja pozwala na śledzenie i analizę procesów oraz działań związanych z jakością. Dzięki temu organizacja ma możliwość identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia i podejmowania działań korygujących.

Zarządzanie dokumentacją — aplikacja QMS. Korzyści z wdrożenia.

Efektywne zarządzanie dokumentacją jest jednym z elementów budowania i utrzymania jakości w organizacji. Przeniesienie tradycyjnych procesów zarządzania dokumentacją do środowiska cyfrowego przynosi wiele korzyści. Poniżej przedstawiamy kluczowe zalety zarządzania dokumentacją przy pomocy aplikacji QMS.

Centralizacja i dostępność dokumentów

Aplikacja QMS umożliwia centralizację wszystkich dokumentów związanych z jakością w jednym miejscu. Nie ma już potrzeby przeszukiwania segregatorów czy folderów na serwerze. Dzięki temu wszyscy pracownicy mają łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność pracy.

Szybka aktualizacja i kontrola wersji

W tradycyjnym zarządzaniu dokumentacją aktualizacje mogą być żmudne i obarczone ryzykiem błędu ludzkiego. Aplikacja QMS pozwala na szybką i spójną aktualizację dokumentów, przy czym można zachować pełną kontrolę nad historią zmian. Każda wersja dokumentu jest dostępna i śledzona, co eliminuje ryzyko używania przestarzałych wersji.

Kontrola dostępu i bezpieczeństwo

Aplikacje QMS pozwalają na precyzyjne zarządzanie dostępem do dokumentów. Oznacza to, że tylko upoważnieni pracownicy mogą mieć dostęp do konkretnych dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.

Automatyzacja powiadomień i przypomnień

Aplikacje QMS mogą automatycznie generować powiadomienia i przypomnienia dotyczące ważnych terminów, przeglądów, audytów czy aktualizacji dokumentów. To eliminuje ryzyko przeoczenia istotnych działań i procesów.

Usprawnienie przetwarzania danych

Cyfrowe zarządzanie dokumentacją oznacza, że dane mogą być łatwo przeszukiwane i filtrowane, co przyspiesza procesy przetwarzania informacji i ułatwia analizę danych.

Wsparcie dla audytów i inspekcji

Aplikacja QMS umożliwia szybki i łatwy dostęp do dokumentów, co ułatwia proces oceny zgodności z normami podczas audytów lub inspekcji.

Skrócenie cyklu przetwarzania

Cyfrowa dokumentacja pozwala na zminimalizowanie czasu potrzebnego do przetwarzania, a także na łatwiejsze udostępnianie dokumentów między pracownikami i różnymi działami organizacji.

Szkolenia

Aplikacje QMS mogą służyć jako platforma do szkoleń i przekazywania wiedzy pracownikom. Dzięki dostępowi do dokumentacji i materiałów edukacyjnych, proces szkoleń staje się bardziej spójny i efektywny.

Zarządzanie dokumentacją — aplikacja QMS. Czym kierować się przy wyborze?

Wybór odpowiedniej aplikacji do zarządzania dokumentacją jest ważną decyzją, która może znacząco wpłynąć na skuteczność i efektywność procesu zarządzania jakością w organizacji.

Oto kilka kluczowych kwestii, którymi warto się kierować przy wyborze aplikacji QMS:

• Zgodność z normami. Upewnij się, że wybrana aplikacja QMS jest zgodna z wymaganiami normy ISO 9001 oraz innymi standardami, które dotyczą branży organizacji.
• Funkcjonalność. Oceń, czy aplikacja oferuje funkcjonalności, które odpowiadają potrzebom organizacji. Skup się na takich aspektach, jak zarządzanie dokumentacją, kontrola zmian, audyty, śledzenie działań korygujących i zapobiegawczych, monitorowanie wskaźników jakościowych, oraz inne istotne dla organizacji funkcje.
• Intuicyjność i łatwość użytkowania. Aplikacja powinna być zrozumiała dla wszystkich pracowników i łatwa w obsłudze. Intuicyjny interfejs i przyjazne dla użytkownika narzędzia przyspieszą wdrożenie systemu.
• Skalowalność. Upewnij się, że wybrana aplikacja jest skalowalna, czyli można ja rozbudowywać o kolejne moduły, dopasowane do potrzeb organizacji.
• Dostępność w chmurze. Aplikacje dostępne w chmurze pozwalają na elastyczny dostęp z różnych urządzeń i miejsc. To szczególnie przydatne, jeśli organizacja ma kilka oddziałów lub pracowników pracujących zdalnie.
• Integracja z innymi systemami. Zastanów się, czy aplikacja QMS może integrować się z innymi narzędziami lub systemami, których używasz w organizacji. To może znacznie usprawnić przepływ informacji i procesów.
• Wsparcie techniczne. Sprawdź, czy dostawca aplikacji oferuje odpowiednie wsparcie techniczne, w tym szkolenia, dokumentację oraz dostęp do pomocy w razie potrzeby.

Podsumowując, wybór aplikacji QMS wymaga starannego przemyślenia i analizy, aby dopasować ją do konkretnych potrzeb i charakterystyki organizacji. Ważne, aby skonsultować się z zespołem, który będzie korzystał z tego narzędzia oraz z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie jakością. Rzetelna analiza i porównanie aspektów

wymienionych w tekście, pozwoli dokonać mądrego wyboru, odpowiedniego dla potrzeb i celów organizacji.