Efektywne zarządzanie dokumentacją to kluczowy element sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. System QMStorm został zaprojektowany, aby ułatwić użytkownikom przechowywanie, organizację oraz kontrolę nad dokumentami w sposób uporządkowany i zgodny z wewnętrznymi procedurami firmy. W niniejszym przewodniku przedstawiamy krok po kroku, jak dodać, recenzować i zatwierdzać dokumenty w systemie QMStorm.

Krok 1: Logowanie do systemu QMStorm

Aby rozpocząć proces wdrażania nowego dokumentu w QMStorm, należy zalogować się do systemu. W tym celu użyj swojej nazwy użytkownika i hasła. Jeśli hasło zostało zapomniane, skorzystaj z opcji „Czy zapomniałeś hasła?”, która umożliwia jego resetowanie. Dzięki temu szybko odzyskasz dostęp do systemu i rozpoczniesz pracę.

Krok 2: Dodawanie nowego dokumentu

Po zalogowaniu przejdź do zakładki Dokumenty/Katalog Dokumentów. Wybierz typ dokumentu, na przykład „Instrukcje”, a następnie kliknij ikonę dodawania dokumentu. Wybierz odpowiedni przepływ pracy, taki jak „Dodawanie dokumentu”. W wyświetlonym oknie wypełnij wszystkie wymagane pola oznaczone gwiazdką (*), wybierz folder docelowy i załącz plik. Po sprawdzeniu poprawności danych kliknij przycisk „Kontynuuj”, co przeniesie dokument do etapu recenzji.

Krok 3: Etap recenzji

Na tym etapie należy sprawdzić poprawność danych wprowadzonych do dokumentu. Możesz także wprowadzić niezbędne korekty lub załączyć zaktualizowaną wersję pliku. Zadanie recenzji pojawi się automatycznie na Liście zadań. Po otwarciu zadania kliknij przycisk „Kontynuuj”, aby przejść do następnego kroku w procesie.

Krok 4: Planowanie szkolenia

Decyzja o szkoleniu pracowników zależy od charakteru dokumentu. W przypadku, gdy szkolenie jest wymagane, można przypisać do niego grupy szkoleniowe lub pojedynczych pracowników. System pozwala także określić, kiedy szkolenie powinno się rozpocząć: od ustalonej daty, po akceptacji dokumentu lub dopiero w momencie jego wejścia w życie. Jeśli szkolenie nie jest potrzebne, ten krok można pominąć.

Krok 5: Akceptacja dokumentu

Po zakończeniu poprzednich etapów dokument przechodzi do kroku akceptacji. Na tym etapie potwierdzasz poprawność danych i wprowadzone zmiany. Część pól staje się już nieedytowalna. Kliknięcie „Kontynuuj” kończy proces akceptacji i przenosi dokument do ostatniego etapu.

Krok 6: Wejście dokumentu w życie

Ostatnim krokiem w procesie jest określenie daty wejścia dokumentu w życie oraz przypisanie jego właścicieli. Właścicielami mogą być konkretni użytkownicy lub grupy użytkowników, którzy otrzymają powiadomienia o wszelkich zmianach dotyczących dokumentu, takich jak wygasanie ważności czy archiwizacja. Po zapisaniu tych danych dokument staje się aktywny i dostępny w systemie.

Dobre praktyki w QMStorm:

• Regularna kontrola poprawności danych – upewnij się, że dokumenty są zawsze aktualne.
• Efektywne planowanie szkoleń – korzystaj z funkcji przypisywania pracowników do grup szkoleniowych.
• Powiadomienia i zarządzanie odpowiedzialnością – przypisuj właścicieli dokumentów, aby zapewnić ciągłą kontrolę nad ich cyklem życia.

Dodano: System QMStorm oferuje kompleksowe rozwiązania do przechowywania i zarządzania dokumentami, umożliwiając ich łatwe wyszukiwanie, edycję oraz kontrolę nad cyklem życia. Dzięki stosowaniu opisanych kroków i dobrych praktyk użytkownicy mogą usprawnić procesy organizacyjne i zwiększyć efektywność pracy. Wdrożenie odpowiednich zasad w zakresie dokumentacji zapewni bezpieczeństwo i porządek w systemie, co przełoży się na lepszą organizację i zgodność z regulacjami wewnętrznymi firmy.

Chcesz przetestować system?

Nie czekaj – przetestuj QMStorm za darmo już teraz i przekonaj się, jak nasze rozwiązanie może poprawić efektywność zarządzania jakością w Twojej organizacji. Kliknij tutaj i zacznij swoją 14-dniową przygodę z QMStorm!

Jeśli masz pytania, nasz zespół jest do Twojej dyspozycji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.