Certyfikat ISO 9001:2015 to dziś standard, do którego dąży większość firm i organizacji. Nie tylko podnosi renomę i wiarygodność w oczach klientów, ale także ułatwia pracę i przynosi realne korzyści. Jednym z kluczowych wymogów ISO 9001:2015 jest dokumentowanie informacji w systemie zarządzania jakością. Oznacza to, zakład musi wdrażać i utrzymywać dokumentację wskazaną w treści w/w normy. Oto, jakie dokumenty są obowiązkowe dla normy ISO 9001:2015?

Czym jest norma ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 to międzynarodowa norma, która zawiera szereg wymagań, jakie powinien spełniać system zarządzania jakością (SZJ) w danej organizacji.

Udokumentowana informacja w normie ISO 9001:2015.

Zgodnie z punktem 7.5 normy ISO 9001:2015, SZJ w firmie powinien posiadać udokumentowane informacje, które są formą komunikacji w firmie, a także sposobem, w jaki dzielimy się wiedzą, czy też potwierdzamy zgodność z kryteriami akceptowalności. W praktyce, będą to dokumenty w formie papierowej lub wirtualnej, które są wymagane przez normę, jak i dokumentacja wewnętrznie określona przez firmę. Zakres przechowywanej i przewożonej dokumentacji będzie się różnił w zależności od branży, wielkości organizacji, złożoności procesów i kompetencji osób.

Dokumenty muszą być właściwie nadzorowane, opracowane (odpowiednia identyfikacja i format) i aktualizowane pod kątem przydatności oraz adekwatności, a także archiwizowane.

Jakie dokumenty są obowiązkowe w normie ISO 9001:2015?

Dokumenty obowiązkowe dla normy ISO 9001:2015 można podzielić na procedury i zapisy.

Procedury:

• Zakres systemu zarządzania jakością
• Polityka Jakości
• Cele organizacji
• Udokumentowane informacje niezbędne do wspierania funkcjonowania procesów

Zapisy:

• Kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców
• Szkolenia, umiejętności i doświadczenie personelu
• Przegląd kierownictwa
• Audyty wewnętrzne — planowanie i wyniki
• Niezgodności
• Akcje korygujące
• Monitoring i pomiary wyników
• Kalibracja sprzętu pomiarowego
• Przegląd wymagań produktu lub usługi
• Przegląd projektowania i rozwoju
• Dane wejściowe i wyjściowe do produktu lub usługi
• Kontrola projektu lub rozwoju
• Właściwości produktu lub usługi
• Zmiany w projekcie lub rozwoju
• Rejestr własności klienta
• Monitoring zmian produktu lub usługi
• Zgodność produktu zgodnie z kryteriami akceptowalności

Dlaczego dokumentowanie informacji jest ważne?

Udokumentowana informacja jest niezbędna do utrzymania systemu zarządzania jakością, zwłaszcza jeżeli zależy nam na zgodności z normą ISO 9001:2015. W przypadku audytu lub certyfikowania możemy być pewni, że ten aspekt nie tylko nie zostanie pominięty, ale będzie sprawdzany w pierwszej kolejności.

Oczywiście wymagana dokumentacja w normie ISO 9001:2015 nie powinna być prowadzona jedynie z myślą o uzyskaniu certyfikatu, a także związanych z nim kontrolach i audytach. Zdarza się, że firmy prowadzą dokumentację “bo tak każe norma”, traktując jednocześnie wytworzone dokumenty jako biurokrację do odhaczenia na checkliście. Takie podejście nie tylko nie prowadzi do rozwoju, ale sprawia, że poświęcamy czas na tworzenie dokumentów, które niczemu nie służą. A przecież nie o to chodzi.

Ideą normy ISO 9001:2015, a za zarazem celem jest wprowadzenie elastycznego systemu zarządzania jakością, który ułatwi i usprawni naszą pracę. Co w efekcie przełoży się na wysoką jakość produktów lub usług, zadowolenie klientów i rozwój organizacji. Dlatego warto wykorzystać potencjał, jaki stwarza dokumentowanie informacji, zwłaszcza że norma nie narzuca procedury opracowywania i przetwarzania dokumentów. W związku z tym możemy wykorzystać dowolny, dostępny na rynku system do zarządzania jakością, który ułatwi i zoptymalizuje pracę z dokumentami, a przede wszystkim pozwoli robić to we właściwy sposób — z korzyścią dla firmy i jej klientów.

Jak przechowywać i zarządzać dokumentami według normy ISO 9001:2015.

Norma ISO 9001:2015 dokładnie określa, jakie dokumenty są obowiązkowe dla SZJ, pozostawia jednak dowolność w kwestii nośnika danych, a także narzędzia do utrzymywania, nadzorowania i zabezpieczenia danych.

QMStorm to kompleksowy system do zarządzania dokumentacją, który wspiera standardy ISO 9001:2015. Program zapewnia stały dostęp do dokumentów, umożliwia ich przetwarzanie i monitorowanie. Daje także możliwość kontrolowania i nadzorowania pracy poszczególnych użytkowników — możemy przydzielać zadania, śledzić ich przebieg i wykonanie.

Dzięki QMStorm dokumenty są:

• w jednym miejscu
• uporządkowane i zabezpieczone
• dostępne tylko dla wybranych użytkowników
• łatwe do wyszukania