Moduły
QMStorm posiada dedykowane moduły, które pozwalają zarządzać określonymi obszarami w Systemie Zarządzania Jakością. Każdy z modułów może funkcjonować samodzielnie, mogą być one także wybrane zgodnie z potrzebami organizacji i połączone w spójnie działającą strukturę.
Dokumenty
Moduł Dokumenty umożliwia tworzenie, edytowanie, zarządzanie, przechowywanie i archiwizację dokumentacji niezbędnej dla wsparcia SZJ. Dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, a system daje możliwość przypisania dostępu do dokumentów tylko upoważnionym użytkownikom lub grupom użytkowników. Dokumentacja jest przechowywana i przetwarzana w sposób usystematyzowany i kontrolowany, podlegając określonym procedurom, a każda zmiana w dokumencie jest raportowana. Dzięki temu widoczne jest, kto zapoznał się z dokumentem oraz kto dokonał w nim zmian. Moduł umożliwia ustawienie własnych procesów przetwarzania dokumentacji w oparciu o predefiniowane w systemie kroki, bez udziału programistów.
Wprowadzane do systemu dokumenty można oznaczyć słowami kluczowymi, a także powiązać je z innymi dokumentami lub przypisać do użytkownika, lub grupy użytkowników. Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów umożliwia znalezienie dokumentu po tagu, kategorii, tytule, treści, a także przypisanym użytkowniku czy zakresie dat.
- Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej — w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xsl)
- Konfigurowalne procesy dodawania i edycji dokumentów
- Dowolna struktura dokumentów (typy dokumentów, foldery, podfoldery)
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- Personalna lista zadań
- Notyfikacje i przypomnienia — m.in. o nowej wersji dokumentu, oczekujących zadaniach (w systemie oraz drogą e-mail)
- Audyt z historii wersji dokumentu (możliwość wygenerowania raportu)
- Możliwość dodawania tagów do dokumentów
- Zaawansowane możliwości wyszukiwania (po nazwie, po numerze, po treści, po tagach oraz innych atrybutach dokumentu). Możliwość eksportowania wyników wyszukiwania
- Tworzenie powiązań i relacji pomiędzy dokumentami
- Raporty
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo dokumentów
Audyty
Moduł Audyty daje możliwość szybkiego i sprawnego tworzenia oraz planowania audytu. Dzięki funkcji kalendarza można zaplanować przeprowadzenie cyklicznych audytów, o których system automatycznie nam przypomni. Moduł pozwala na nadanie uprawnień dla audytorów, przygotowywanie listy kontrolnej, zakresu i harmonogramu audytu, a także stworzenie końcowego raportu i zaplanowanie działań naprawczych. Moduł Audyty można powiązać z modułem CAPA, co znacznie zwiększa jego funkcjonalność.
- Planowanie i harmonogram (tworzenie planów rocznych, wieloletnich)
- Zarządzanie procesem od rozpoczęcia do zakończenia audytu
- Przygotowanie i inicjowanie audytu (program audytu, tworzenie list kontrolnych)
- Tworzenie bibliotek list kontrolnych
- Przypisywanie poziomu ryzyka
- Integracja z CAPA
- Notyfikacje i przypomnienia.
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- Raport z audytu
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo danych
Zarządzanie ryzykiem
Moduł do zarządzania ryzykiem umożliwia systematyczną identyfikację i analizę ryzyka wg normy ISO 9001. Moduł w sposób prosty i zrozumiały pozwala tworzyć rejestry ryzyk, które następnie mogą zostać powiązane z pozostałymi modułami i ich poszczególnymi elementami, czyli dokumentami, procesami, czy też z CAPA. Moduł umożliwia także wprowadzanie do systemu analizy szans oraz modyfikacji prowadzonych na jego podstawie działań.
Funkcjonalność modułu Zarządzania ryzykiem:
- Monitorowanie procesów
- Rejestr ryzyk i szans
Procesy
Moduł umożliwia zarządzanie procesami zgodnie z normą ISO 9001. Składa się on z usystematyzowanego widoku kart procesów, z którymi można powiązać procedury, role, uprawnienia i odpowiedzialność. Do każdej karty procesu można przypisać wskaźniki i mierniki. Przejrzysty układ pozwala w sposób intuicyjny zarządzać procesami, monitorować je, a także analizować pod kątem zgłaszanych niezgodności. Moduł można powiązać z modułem Zarządzania ryzykiem, Audytami lub Dokumentami.
- Możliwość wprowadzania karty procesu
- Możliwość przypisywania zestawu dokumentów, procedur dla danego procesu
- Okresowe przeglądy procesów
- Wprowadzanie i ocena wskaźników i mierników
- Powiadomienia (m.in. o zmianach w procesie, aktualizacji dokumentów przypisanych do procesu)
Szkolenia
Moduł umożliwia szybkie i efektywne tworzenie szkoleń dla pracowników, zarówno w formie on-line, jak i on-site. W ramach modułu użytkownik może przesyłać materiały szkoleniowe w formie plików tekstowych, audio, wideo, czy też zdjęć. Szkolenie może zostać przypisane do danego użytkownika lub grupy użytkowników, z wyznaczonym terminem jego rozpoczęcia i ukończenia.
Moduł pozwala na sprawdzanie umiejętności uczestników szkolenia poprzez testy, ankiety itp., a także śledzenie historii szkoleń i wyników danego pracownika. Po zintegrowaniu modułu z systemami np. LIMS, systemy produkcyjne czy systemy HR, uzyskujemy pełny obraz kompetencji pracowników, co optymalizuje proces przydzielania pracowników do wykonywania określonych zadań.
W ten sposób za pomocą modułu można określić, czy pracownik posiada uprawnienia i umiejętności np. do pracy z danym urządzeniem lub do przeprowadzania badań w oparciu o określoną procedurę.
- Przypisanie szkolenia
- Przypisanie powtórnego szkolenia — np. po CAPA
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem szkolenia)
- Przypisanie szkolenia do dowolnej osoby lub grupy osób
- Pełna historia zmian (dostęp do pełnej historii zmian wykonanej przez danego użytkownika w systemie, dostęp do pełnej historii zmian dla wybranego szkolenia)
- Możliwość monitorowania progresu szkoleń
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia (m.in. o nowym szkoleniu, o terminie wykonania szkolenia)
- Przypomnienia od administratora systemu do użytkowników np. o czekającym szkoleniu
- Podpis elektroniczny
CAPA
Moduł CAPA pozwala w sposób transparentny i efektywny zarządzać akcjami korygującymi i prewencyjnymi. Niezgodności mogą być zgłaszane bezpośrednio przez użytkowników systemu (np. pracowników hali produkcyjnej), mogą być także powiązane z audytami lub wprowadzoną dokumentacją (np. reklamacja od klienta). Moduł umożliwia zebranie wszystkich danych związanych z niezgodnościami w jednym miejscu, co znacznie ułatwia ich monitoring i analizę, a także śledzenie tego, jakie akcje korygujące i prewencyjne zostały zastosowane, czy przyniosły one rezultat oraz jaki jest trend jakości w firmie, np. czy problem się powtarza.
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem działań korygujących i naprawczych)
- Przypisanie niezgodności do dowolnej osoby lub grupy osób
- Stały nadzór nad procesem korygowania niezgodności
- Klasyfikacja niezgodności
- Audyt procesu (możliwość generowania raportów)
- Zaawansowana wyszukiwarka
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo danych
Reklamacje
Moduł Reklamacje obejmuje zewnętrzny portal udostępniany na stronie www do przyjmowania zgłoszeń reklamacyjnych od klientów oraz wewnętrzny system do przetwarzania takich zgłoszeń. Pozwala on na kompletną obsługę reklamacji, od jej rejestracji poprzez rozpatrzenie, aż do podjęcia finalnych działań. Moduł może zostać zintegrowany z Modułem CAPA co umożliwia przeprowadzenie odpowiedniej analizy przyczyn problemu, wdrożenie działań zapobiegawczych, a w efekcie prowadzi do redukcji zgłoszeń reklamacyjnych o podobnym charakterze w przyszłości.
- Zgłoszenie reklamacji przez dowolną osobę (użytkownik niezalogowany)
- Zgłoszenie reklamacji/zlecenia na badania przez klienta biznesowego (użytkownik zalogowany)
- Dostęp do historii zgłoszeń (użytkownik zalogowany)
- Przetwarzanie zgłoszeń zgodnie z ustalonym procesem
- Integracja z CAPA
- Generowanie raportów
- Dostęp do raportów/analiz historycznych
