CAPA to system, który początkowo był stosowany w amerykańskiej branży medycznej, a z czasem znalazł zastosowanie także w sektorze spożywczym. Ze względu na swoją uniwersalność sprawdza się także w innych branżach, zwłaszcza tych związanych z produkcją. Czym jest CAPA i dlaczego warto go stosować? Zapraszamy do wpisu.

CAPA — co to jest?

CAPA z angielskiego Corrective and preventive action, to rejestr do zarządzania akcjami korygującymi i prewencyjnymi, a także narzędzie, które pomaga w spełnieniu wymagań ISO 9001: 2015. Dzięki CAPA wszystkie działania korygujące i prewencyjne dla niezgodności są widoczne w jednym miejscu. Co nam to daje? Bardzo dużo istotnej wiedzy na temat tego, co dzieje się w organizacji.

Prowadzenie CAPA pokazuje, jakie problemy pojawiają się w naszej firmie, co jest ich źródłem, czy i jak są one rozwiązywane, a także czy są wdrażane akcje korygujące i prewencyjne. Analizując CAPA możemy sprawdzić, jaki jest trend, czyli czy dana niezgodność nadal się pojawia.

Jak wygląda rejestr CAPA?

Rejestr CAPA może być prowadzony w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Ma on formę tabeli, w której powinny znaleźć się kolumny tj.:

• nr niezgodności
• data wystąpienia
• kategoria (produkt, proces itd.)
• wejście (reklamacja, kontrola jakości, audyt itd.)
• opis problemu
• produkt lub proces, którego dotyczy dana sekcja
• ocena ryzyka
• wpływ na klienta
• przyczyna
• akcje korygujące
• status wdrożenia
• status efektywności działań
• osoba zajmująca się niezgodnością
• akcje prewencyjne
• data zakończenia
• status (zakończony, oczekujący, anulowany itd.).

Tabelę do prowadzenia rejestru CAPA możemy stworzyć samodzielnie, co jest dosyć pracochłonne. Znacznie łatwiej wykorzystać gotowe narzędzie do CAPA. QMStorm posiada dedykowany moduł do prowadzenia CAPA, który można powiązać z innymi modułami systemu, w tym z modułem do zarządzania ryzykiem.

Co to są akcje korygujące?

Akcje korygujące to działania, które są podejmowane w celu wyeliminowania przyczyny danej niezgodności. Usuwając przyczynę, zapobiegamy ponownemu wystąpieniu problemu. Pod warunkiem, że właściwie określimy przyczynę wystąpienia niezgodności.

Przykładem akcji korygującej może być dość znana sytuacja, podczas której komoda jednego z producentów mebli przewróciła się na dziecko. Akcją korygującą, która została wprowadzona, jest sprzedaż komody wraz z zestawem, który pozwala przytwierdzić komodę do ściany, tak aby nie przewróciła się, gdy dziecko otworzy szufladę i zacznie za nią ciągnąć.

Źródłem akcji korygujących (kolumna wejście w rejestrze CAPA) mogą być m.in.

• reklamacje od klientów
• ankiety zadowolenia klientów
• raporty z kontroli jakości
• wyniki audytów
• informacje od dostawców
• kalibracja sprzętu
• monitorowanie procesu.

Co to są akcje prewencyjne?

Akcje prewencyjne, jak sama nazwa wskazuje to działania, które mają zapobiec wystąpieniu ewentualnych niezgodności, czyli nie dopuścić do powstania problemu. Przykładem akcji prewencyjnej może być sytuacja, w której producent dmuchanych basenów zauważa, że dno w projekcie basenu jest twarde i dosyć śliskie, co może spowodować upadek, a także być mało komfortowe w użytkowaniu. Wprowadza działanie zapobiegawcze, czyli ponowny projekt basenu, z uwzględnieniem antypoślizgowego, nadmuchiwanego dna, które jest miękkie i wygodniejsze.

Rejestr CAPA – dlaczego warto wdrożyć?

Główny cel prowadzenia rejestru CAPA to zwiększenie jakości oferowanych produktów lub usług, poprzez skuteczną eliminację przyczyn niezgodności oraz zapobieganie im.

Dzięki CAPA:

• wszystkie istotne informacje dotyczące niezgodności i problemów w firmie są w jednym miejscu, co ułatwia śledzenie i analizowanie tego, co dzieje się z danym problemem i jak jest on rozwiązywany
• monitorujesz jak są rozwiązywane problemy — w jaki sposób i z jaką skutecznością
• wiesz kto rozwiązuje, bądź nie rozwiązuje niezgodności
• wiesz, czy wdrożono akcje korygujące i prewencyjne oraz na jakim są etapie
• wiesz, jaki jest trend jakości — możesz zweryfikować, czy niezgodności się powtarzają
• spełniasz wymagania normy ISO 9001:2015.